Num mundo cada vez mais digital, têm vindo a ser criadas novas profissões, adaptadas às novas necessidades da população. Entre todas essas novas formas de trabalho, a profissão de assistente virtual tem ganho um destaque especial no mercado, muito impulsionada pelo período pandémico, causado pelo vírus COVID-19.
Mas o que são e o que fazem os Assistentes Virtuais?
Os(As) Assistentes Virtuais são trabalhadores independentes que auxiliam, remotamente, um conjunto de pessoas com diferentes necessidades, desde empresários, empreendedores, assim como a população em geral, em vários ramos de negócio.
Segundo uma pesquisa realizada pela empresa de consultoria de recrutamento Robert Half, esta profissão foi considerada uma das profissões mais promissoras de 2020, uma vez que passaram a existir cada vez mais Assistentes Virtuais nas diferentes áreas de atuação, fazendo uso da oportunidade trabalhar a 100% de forma online.
Quais os principais tipos de serviços prestados pelos assistentes virtuais?
- Atendimento ao cliente em tempo real, através de telefone, e-mail ou chat virtual, de forma a garantir a satisfação dos clientes e eficiência dos processos, assim como o processamento de encomendas, gestão de envios e reclamações e entre outras tarefas de suporte, essenciais em qualquer tipo de negócio.
- Apoio financeiro e contabilístico para aqueles clientes que pretendem gerir o seu IRS e outros impostos ou a sua reforma, investir em algum tipo de negócio ou na bolsa, fazer a sua própria contabilidade, gerir a faturação, pagamentos, entre outras tarefas. Para este tipo de serviços, é importante ter o conhecimento mais especializado de várias ferramentas e plataformas de faturação e gestão de stocks. Por exemplo, o Vendus é um software de faturação online e POS, que regista e controla as vendas em segundos, com a grande vantagem de se adaptar a qualquer tipo de negócio, desde escritórios, cafés e restaurantes, lojas online e outro tipo de serviços. Conheça todas as vantagens do Vendus.
- Apoio administrativo, tal como um trabalho de secretariado comum, mas online, em que é responsável por agendar e gerir reuniões e eventos, assim como toda a agenda do cliente. Pode, ainda, auxiliar na monitorização de respostas a mensagens e e-mails, assim como na preparação de comunicações ou apresentações.
- Planeamento de estratégias comunicação e marketing, estando envolvidos em tarefas bastante relevantes atualmente, como a criação e gestão de conteúdos em redes sociais, blogs ou landing pages em websites, otimização do SEO, análise de dados, criação e gestão de campanhas de e-mail marketing ou de publicidade paga, entre outro tipo de comunicações digitais. A procura por este tipo de serviços tem crescido substancialmente, devido ao impacto positivo demonstrado em vários tipos de negócios.
Saiba como ser Assistente Virtual em Portugal, em apenas 6 passos:
1. Escolha a oferta de serviços, conjugando as suas principais skills com as necessidades dos clientes e as tendências de mercado.
A ideia passará sempre por oferecer um serviço de valor acrescentado aos clientes, que se distinga da concorrência. Por exemplo, se tem algumas competências de criação de landing pages, porque não transformar essa skill numa oportunidade? Pode começar por trabalhar, virtualmente, com algumas empresas que necessitam desse tipo de serviços, assim como aproveitar para adquirir competências complementares, que enriqueçam o serviço prestado.
Por outro lado, imaginando que o mercado está a procurar cada vez mais pessoas responsáveis pela otimização do SEO dos websites, é possível e normal que não existam ainda muitas pessoas qualificadas, em Portugal, para prestar este tipo de serviços. Imaginando que você é uma delas, é uma excelente oportunidade para investir na formação nessa área e, até, começar a prestar pequenos serviços, à medida que vá fortalecendo os seus conhecimentos.
2. Defina um custo justo para o seu serviço, tendo em conta o tipo de serviço, o seu grau de conhecimento na respetiva área, o tempo de experiência, o nível de exigência e procura no mercado e entre outras condicionantes.
É essencial ser paciente e ter algum espírito de sacrifício, uma vez que, durante os primeiros anos de experiência, é normal que os valores a cobrar tenham de ser mais baixos. No entanto, é importante ver isso como uma excelente forma de construir um portfólio e experiência na área. Assim, à medida que a experiência for aumentando, é esperado que o preço aumente também, de forma proporcional.
Na hora de escolher o preço a cobrar é, ainda, importante considerar os custos que irá suportar, como em material de escritório e programas, luz, internet, entre outros. Deve também garantir que tem a sua atividade económica aberta e que passa as respetivas faturas e recibos. Saiba quanto cobrar pelo serviço de Assistente Virtual.
É, ainda, importante escolher um sistema de faturação e contabilidade adequado e eficiente, que lhe permita cobrar os serviços prestados. Mais uma vez, poderá utilizar o sistema de faturação online Vendus para gerir e emitir faturas ou orçamentos, de forma personalizada ao seu negócio e integrado com várias formas de pagamento. Experimente Grátis um dos planos deste software de faturação, durante 30 dias, sem compromisso.
3. Crie uma estratégia de comunicação e marketing forte, focada em canais online, uma vez que estes são os meios com grande impacto para o tipo de serviços que uma Assistente Virtual presta.
O principal objetivo será criar um posicionamento online forte, atrair mais clientes e gerar mais receitas.
Poderá ser interessante criar um site ou blog próprios, assim como redes sociais, podcasts ou canal de Youtube, onde pode dar a conhecer o seu trabalho como Assistente Virtual, de forma mais detalhada e humanizada, indicando quais os tipos de serviços que presta e, caso tenha, exemplos de alguns trabalhos que tenha realizado, de forma a tornar-se mais credível para quem ainda não o conhece.
No entanto, é também importante investir em meios offline, como a participação em eventos relacionados com essa área, jornais, revistas ou rádio, por exemplo.
4. Encontre os seus potenciais clientes, isto é, o público-alvo a quem os seus serviços são destinados, desde as empresas, pequenos negócios até clientes particulares.
Para tal, deve perceber onde os pode encontrar, quais as suas necessidades e qual o impacto que os seus serviços como Assistente Virtual poderão ter na sua vida.
Se está a começar a sua atividade profissional neste tipo de profissão, pode utilizar tanto o Linkedin, como o Facebook para encontrar vagas publicadas por empresas à procura desse tipo de serviços, assim como para dar a conhecer à sua comunidade que está a realizar este tipo de trabalhos como freelancer e quais as suas competências. Adicionalmente, existem vários grupos de networking e freelancing a que poderá aderir, neste tipo de redes sociais. Conheça todas as dicas para captar clientes como Assistente Virtual!
5. Crie estratégias de fidelização dos seus clientes, procurando criar relações fortes com eles, uma vez que manter um cliente a longo prazo é bastante rentável, a comparar com o custo para conquistar um novo.
Para isso, procure fazer um acompanhamento dos seus clientes, de forma constante e de qualidade, que garanta que eles se sintam confortáveis com os seus serviços. Pode fazê-lo, através da partilha de feedbacks ou esclarecimento de dúvidas. É essencial definir alguns timings para esta partilha, de modo a não ficar esquecida.
Este tipo de acompanhamento irá impactar positivamente, não só quem presta o serviço como o cliente também. No entanto, além do acompanhamento aos clientes, é fulcral dar sempre o melhor de si em cada projeto, de modo a garantir a máxima qualidade e produtividade em todo o serviço e, por sua vez, criar uma relação de confiança entre as partes envolvidas.
6. Aproveite as suas skills pessoais e incorpore algumas destas pequenas dicas no seu trabalho como Assistente Virtual, de modo a atingir a produtividade e eficiência esperadas:
- Trabalhe de forma organizada e transparente na definição de prioridades e timings;
- Comunique de forma clara com a sua equipa e/ou clientes;
- Tenha uma atitude positiva;
- Seja paciente;
- Invista nas suas competências digitais;
- Procure expandir sempre o seu nível de conhecimento.
Como vê, trabalhar como assistente virtual pode ser uma forma de entrar num mercado de trabalho mais digital, que é uma realidade para cada vez mais pessoas.
Empresas como a Fnac, Worten ou Leroy Merlin, por exemplo, aproveitaram a pandemia para criar equipas de assistência virtual e atendimento ao cliente online, de forma a cobrirem um nicho de clientes que não se sentia seguro ou não podia/queria deslocar-se a uma loja física. Este tipo de assistência, que tanto é feita por humanos como por assistentes virtuais inteligentes, teve tanto sucesso que continua a ser um ponto de investimento para os próximos anos, tendo em conta todos os resultados positivos que alcançou, nomeadamente ao nível das vendas, satisfação de clientes e gestão de reclamações.
