As reservas de um restaurante ajudam a planear compras, equipas e ementas, reduzem os tempos de espera e são um indicador importante para perceber os dias e horas de maior afluência.
Embora sejam praticamente tão antigas como os restaurantes, as reservas tornaram-se mais populares durante a pandemia devido às regras que vigoraram nesse período. O hábito manteve-se, mesmo depois das restrições, e é agora mais importante do que nunca ter um sistema de gestão de reservas eficaz que garanta que os clientes têm mesa à hora pretendida.
No entanto, apesar de ser uma prática cada vez mais comum, nem todos os restaurantes disponibilizam este serviço. Outros, embora o façam, não têm ainda o sistema ideal que permita que todo o processo decorra de forma simples e sem percalços.
Qual a importância das reservas para um restaurante?
Ter um sistema de reservas no seu restaurante é uma ferramenta importante para a gestão do seu negócio, nomeadamente em termos de recursos. Ao aceitar reservas consegue antecipar o nível de ocupação de mesas e as horas de maior fluxo de clientes.
Com esta informação, pode alocar mais recursos humanos a determinadas horas ou zonas do restaurante ou criar um sistema de turnos na ocupação de mesas, para que estas voltem a ficar disponíveis ao fim de algum tempo (geralmente 1h45 ou 2h). Desta forma, cada mesa é rentabilizada e a sua equipa saberá como proceder para garantir que os clientes são servidos dentro do período estipulado.
As reservas são, também, uma forma de garantir uma melhor experiência do cliente, reduzindo o tempo de espera por uma mesa. Se tem dias e horas com picos de afluência (por exemplo, as sextas-feiras e sábados à noite), é possível implementar um sistema de reservas apenas para estes dias, mesmo mantendo algumas mesas disponíveis para quem chegar sem marcação prévia.
Por permitirem prestar um melhor serviço, as reservas tornam-se num aliado importante na fidelização de clientes.
Com a gestão de reservas torna-se igualmente possível aumentar a eficiência e reduzir o desperdício, planeando as compras e a confeção dos pratos de acordo com a maior ou menor procura.
Desvantagens das reservas
O lado menos positivo das reservas são os chamados “no shows”, ou seja, os clientes que reservam uma mesa, mas acabam por não comparecer. Para evitar esta situação, alguns restaurantes implementam uma espécie de caução, que é depois descontada no valor da refeição. Esta opção pode, contudo, ter um efeito dissuasor mesmo para os clientes que pretendem cumprir com a reserva, porque a ideia de fazer um pagamento adiantado nem sempre agrada.
Outra solução é adotar um sistema de reconfirmação de reservas, por exemplo, através de SMS ou e-mail. Muitas das plataformas disponíveis para gerir reservas online já incluem este tipo de sistema, sendo a reconfirmação ou cancelamento feitos através da própria aplicação.
4 formas de gerir reservas num restaurante
Há diferentes formas de gerir a reserva de mesas num restaurante, desde o tradicional livro de reservas, às soluções de software que permitem visualizar, em poucos segundos e em tempo real, quais as mesas livres e quais as que estão reservadas.
Se ainda não implementou um sistema de reservas, ou se procura outra forma de o fazer, conheça as várias opções disponíveis.
Reservas pelo telefone
Embora ainda sejam bastante utilizadas, as reservas por telefone podem ter algumas limitações. Especialmente se for usado o sistema da caneta e papel para apontar todas as reservas. Este é um método propício a esquecimentos e a falhas de comunicação que podem levar, no limite, a que a mesma mesa seja reservada duas vezes.
Além disso, obriga a ter disponibilidade para atender o telefone e tomar nota dos pedidos de reserva, o que em horas de muito movimento no restaurante pode ser difícil de conciliar com o serviço.
Outra desvantagem deste sistema é que só é possível aceitar reservas nos dias e horas de funcionamento do restaurante, acabando por ser limititivo e pouco prático para o cliente.
Este sistema pode ser mantido, mas não deve ser a única forma de aceitar reservas. Pode e deve ser complementado por outro e pela existência de um software que permita gerir o mapa das mesas de forma eficaz.
Gestão externa de reservas
Alguns restaurantes optam por atribuir esta tarefa a uma entidade externa ou têm, na própria empresa, pessoas que estão dedicadas a lidar com as reservas de um ou mais restaurantes.
Esta opção permite libertar a equipa interna para o serviço normal e possibilita o atendimento noutros dias e horários para além daqueles em que o espaço está em funcionamento.
No entanto, quando esta tarefa é entregue a uma empresa externa, implica o pagamento de uma comissão por cada lugar reservado, o que pode tornar o serviço dispendioso.
Reservas pelo site e redes sociais
As reservas através do website do seu restaurante ou das redes sociais, embora sejam mais abrangentes em termos de horários do que as reservas telefónicas, também têm algumas desvantagens.
Este tipo de sistema obriga a que seja dada uma resposta a cada solicitação, o que implica ter um elemento da equipa ocupado com esta tarefa. Não sendo possível responder imediatamente ao cliente, este pode ainda desistir de fazer a reserva ou, até, nem voltar a responder quando lhe pedir para confirmar se ainda tem interesse.
Software de gestão de reservas
A utilização de um software de reservas é uma solução que permite compensar as desvantagens dos agendamentos pelo telefone e pelas redes sociais, tornando mais eficientes as que são feitas pelo site. Isto porque evita duplicações ou esquecimentos.
Os clientes podem fazer reservas a qualquer hora, através do site, sendo a disponibilidade de mesas atualizada de forma permanente. Este tipo de software também permite o envio de notificações automáticas para confirmar ou cancelar a reserva.
A utilização deste sistema é extremamente útil para a equipa, porque consegue visualizar, em tempo real, a lotação da sala e as reservas agendadas para os próximos serviços, otimizando a gestão de mesas.
Estes softwares têm, também, vantagens em termos de marketing. Através da análise dos dados que fornecem é possível perceber as tendências do consumo (como as horas mais movimentadas ou os pratos mais pedidos).
Há softwares de reservas que incluem um sistema de avaliações dos restaurantes. No fim da refeição o cliente recebe, por e-mail, um breve questionário para pontuar a experiência que teve. Essa avaliação vai ser somada às de outros clientes e os restaurantes com médias de pontuação mais altas surgem em primeiro lugar nas pesquisas dos consumidores. São, por isso, uma forma de melhorar a reputação do seu restaurante e atrair novos clientes.
