O que é o Regime de Bens em Circulação?
É um conjunto de normas que regulamenta as guias de transporte e outros documentos de transporte equivalentes, para um controlo mais eficaz por parte da Autoridade Tributária e Aduaneira. Os bens em trânsito, em território português e sujeitos a IVA, devem ser sempre acompanhados de documentos de transporte, de acordo com Decreto-Lei n.º 147/2003, de 11 de julho.
Quem deve emitir Documentos de Transporte?
As empresas - sujeitos passivos de IVA - são as responsáveis pela emissão dos documentos de transporte, antes da circulação de bens. Devem conter obtigatoriamente os seguintes elementos:
- Nome, firma ou denominação social do remetente dos bens;
- Domicílio ou sede do remetente dos bens;
- Número de identificação fiscal do remetente dos bens;
- Nome, firma ou denominação social do destinatário ou adquirente dos bens;
- Domicílio ou sede do destinatário ou adquirente dos bens;
- Número de identificação fiscal do destinatário ou adquirente, quando este é sujeito passivo de IVA (art.º 2.º do CIVA);
- Designação comercial dos bens, com indicação das quantidades;
- Locais de carga e descarga;
- Data e a hora em que se inicia o transporte.
Como emitir Documentos de Transporte?
Os documentos de transporte podem ser emitidos pelas seguintes vias:
- Por via eletrónica;
- Através de programa informático certificado pela Autoridade Tributária (como o Vendus);
- Através de software criado internamente pela empresa;
- Em papel através de tipografias autorizadas;
- Diretamente no Portal das Finanças.
Quando não é Obrigatório emitir Documentos de Transporte?
Não é necessário emitir guias de transporte quando os bens são:
- De uso pessoal ou doméstico do próprio;
- Provenientes de retalhistas que se destinem a consumidores finais;
- Provenientes de produtores agrícolas transportados pelo próprio ou por sua conta;
- Respeitantes a transações intracomunitárias;
- Respeitantes a transações com países terceiros sujeitos a um destino aduaneiro.
Bens de empresas (ativo imobilizado), amostras, material publicitário, embalagens recicláveis, resíduos urbanos e hospitalares, assim como bens que circulem por motivo de mudança de instalações do sujeito passivo também estão isentos de emissão de documentos de transporte.
Como comunicar as Guias de Transporte à AT?
Os documentos de transporte emitidos manualmente em papel tipográfico devem ser comunicados através do serviço telefónico (hora, data, últimos 4 dígitos do número do documento de transporte e NIF do adquirente) e inserção no Portal das Finanças dos restantes elementos até ao 5º dia útil.
Se o documentos de transporte forem emitidos através de meios informáticos (por via eletrónica, programa de faturação certificada ou da empresa) devem ser comunicados em tempo real à Autoridade Tributária (saiba mais sobre isso). Se utilizar o Portal das Finanças os documentos de transporte são automaticamente comunicados.
Qual a Validade de um Documento de Transporte?
As guias de transporte são válidas desde o momento da sua emissão até à finalização do processo de entrega da mercadoria. A comunicação das Guias de Transporte à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) deve ser feita antes das mercadorias saírem para a rua. No momento em que transporta as mercadorias, deve circular com o código que foi atribuído a cada documento de transporte, para apresentar em caso de fiscalização. Estão excluídos desta obrigação o transporte dos bens provenientes de produtores agrícolas, apícolas, silvícolas ou de pecuária resultante da sua própria produção.
Qual a Multa por falta de Documentos de Transporte?
Se existir transporte de mercadorias sem emissão de guias de transporte ou documento equivalente, aplicam-se multas entre 150€ e 7.500€ (tanto para quem envia as mercadorias como para quem procede ao seu transporte). Em algumas situações, para além das multas, o transportador das mercadorias está sujeito à apreensão da viatura e dos bens transportados. Assim, há lugar ao pagamento de multa quando a guia de transporte:
- Não foi comunicada à Autoridade Tributária;
- Não foi emitida por meios eletrónicos, informáticos ou em papel;
- Não se faz acompanhar do respetivo código de identificação (fornecido pela AT no momento da comunicação);
- Não menciona se o destinatário ou adquirente não é sujeito passivo.
