O que é uma Fatura?
Uma fatura é um documento que deve ser emitido sempre que se adquire um bem ou serviço sujeito a IVA, mesmo não seja solicitada pelo cliente. Na prática, o ato de comprar um produto ou de contratar um determinado serviço deve dar origem à emissão de uma fatura.
É obrigatório Contribuinte na Fatura?
Sempre que um cliente solicita a inserção do NIF (Número de Identificação Fiscal), o comerciante ou prestador de serviços está obrigado a colocar esse dado na fatura, de acordo com o artigo 36º do CIVA. Caso contrário, o cliente deve ser registado como Consumidor Final. No caso de prestação de serviços ou venda de produtos a empresas ou com benefícios fiscais a nível de IRS, terá de faturar sempre com inserção do número de contribuinte.
Quem está isento de emitir Faturas?
Ao abrigo do artigo 9º do CIVA, “os sujeitos passivos que pratiquem exclusivamente operações isentas de imposto” não estão obrigados a emitir faturas. Devem apenas emitir recibos comprovativos de pagamento efetuado. Nesta categoria enquadram-se os médicos, enfermeiros ou explicadores, por exemplo. Bilhetes de espectáculos ou transportes, vendas ambulantes ou efetuadas em aparelhos de distribuição automática também estão dispensados da emissão de faturas.
Que tipos de Faturas existem?
Fatura Recibo
Documento que agrega a fatura e o recibo, podendo apenas ser emitida quando a data da fatura e do pagamento coincidem (pronto pagamento).
Fatura Simplificada
Documento emitido apenas para operações em território nacional, sujeito a condições:
- Venda de bens por parte de retalhistas/vendedores ambulantes a um consumidor final, não sujeito passivo de IVA;
- O montante total da transação de um bem não pode ser superior a 1.000,00€;
- O montante total da prestação de um serviço não pode ser superior a 100€.
Fatura Proforma
Documento informativo frequentemente utilizado na cotação de produtos e na justificação da transacção internacional de produtos. Após aprovação do cliente pode ser convertida em fatura.
Fatura Manual
São impressas em papel por tipografias autorizadas pela Autoridade Tributária e Aduaneira, válidas apenas nas seguintes situações:
- Sujeitos passivos com volume de negócios inferior ou igual a 100 mil euros, relativamente ao período de tributação anterior;
- Sujeitos passivos que emitam faturas manuais em caso de inoperacionalidade do programa de faturação (devendo ser posteriormente recuperadas para o programa utilizado).
Fatura Eletrónica
Documento emitido por software de faturação certificado e enviado por email. A esta fatura está associada uma assinatura digital que permite validar a autenticidade do documento.
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O que é uma Série de Faturação?
É uma designação que identifica um novo conjunto de documentos. De acordo com o Despacho n.º 8632/2014, cada fatura deve ser emitida com uma numeração e data de emissão sequencial. Cada série é única e pode ser utilizada por tempo indeterminado. No entanto, por uma questão de organização administrativa, a maior parte das empresas utiliza uma série a cada ano civil, ou seja, é alterada a 1 de janeiro.
É possível anular uma Fatura?
Sim, através da emissão de uma nota de crédito. Este procedimento, recomendado pela Autoridade Tributária, permite anular o valor parcial ou total de uma fatura emitida. Normalmente é utilizada nos seguintes momentos: correção de dados (por exemplo, quando o cliente pede a inclusão de NIF na fatura), na troca ou devolução de produtos.
Como Comunicar Faturas?
As faturas devem ser emitidas em duplicado (original para o cliente e o duplicado para a empresa) e comunicadas à Autoridade Tributária e Aduaneira até ao 5º dia útil da aquisição de bens ou prestação de serviços. Poderá utilizar um dos seguintes meios para comunicar faturas:
- Inserção manual no E-fatura;
- Comunicação dos documentos em tempo real através de um software certificado (disponível no Vendus);
- Exportação e envio do ficheiro SAF-T até ao dia 20 do mês seguinte;
- Envio automático mensal do SAF-T para a Autoridade Tributária (disponível no Vendus).
