Otimizar a utilização do seu sistema POS permite-lhe tirar partido de todas as ferramentas e possibilidades que os sistemas modernos oferecem. O resultado vai ser uma gestão mais eficiente do seu negócio, maior satisfação dos clientes e um aumento das vendas.
Conheça algumas formas de maximizar a utilização do POS no seu negócio para aproveitar todos os benefícios de um sistema capaz otimizar processos e melhorar o desempenho da sua empresa.
Quais as vantagens da otimização
O POS (point of sale) é uma ferramenta essencial para uma boa gestão de qualquer tipo de negócio, não só porque permite pagamentos mais rápidos, mas também porque, atualmente, um sistema de ponto de venda tem várias funcionalidades úteis.
A otimização do POS pode ajudar a melhorar a eficiência geral e a tomar decisões informadas, que levem o seu negócio para patamares superiores em termos de vendas, fidelização de clientes e fluxo de trabalho.
Gestão mais eficiente
Um sistema POS permite melhorar a gestão de qualquer tipo de negócio, porque, além das funcionalidades mais básicas, como receber pagamentos e emitir faturas, tem ferramentas com um impacto positivo sobre as vendas, experiência do cliente e procedimentos internos.
Permite, por exemplo, a comunicação de faturas à Autoridade Tributária (caso de trate de um programa certificado, como o Cegid Vendus), facilitando o cumprimento das obrigações fiscais.
Por outro lado, o sistema POS é uma ferramenta útil no que respeita à estratégia comercial e ao planeamento de marketing. A consulta de relatórios de vendas com informações sobre o comportamento dos consumidores permite identificar tendências e ajustar as suas estratégias com base nesses dados.
Os relatórios detalhados sobre as vendas permitem, igualmente, perceber o que está a correr bem e quais são os pontos a aprimorar.
Um sistema POS eficiente ajuda a automatizar tarefas e processos, contribuindo para uma melhor gestão do tempo e dos recursos humanos.
Gestão de inventários
Um sistema POS regista, em tempo real, cada venda de produtos e as encomendas recebidas, atualizando automaticamente o inventário. Desta forma, o comerciante ou qualquer funcionário na loja, através de um dispositivo móvel, consegue saber, a cada momento, se tem disponível o artigo que o cliente pretende.
Os POS modernos têm ainda a capacidade de otimizar o inventário, alertando para a eventual rutura de stock em relação a determinado artigo ou fazendo encomendas automáticas sempre que o stock atinge determinado nível.
Assim, através de um recurso de gestão do inventário, o sistema POS pode poupar tempo, dinheiro e garantir que os clientes encontram sempre o que procuram.
Satisfação do cliente
Um dos benefícios dos sistemas POS é a forma como melhoram a experiência do cliente, contribuindo para aumentar os níveis de satisfação e de fidelização. Por exemplo, na indústria de restaurantes, a utilização de um POS móvel vai descentralizar os pagamentos, evitando filas junto à caixa.
Um software POS permite, também, aplicar promoções e descontos de uma forma simples e rápida. Alguns sistemas facilitam o processo de trocas e devoluções, mesmo no caso das lojas híbridas. Ou seja, o ponto de venda no espaço físico pode ser usado para levantar, trocar ou devolver produtos vendidos na loja online.
Muitos sistemas POS estão preparados para aceitar diferentes tipos de pagamento (desde dinheiro a cartões de crédito ou MB Way), o que também agrada aos consumidores. Se um cliente tiver de sair da loja para levantar dinheiro, porque o estabelecimento só aceita numerário, a sua experiência vai ser menos agradável do que seria se o processo de venda tivesse em conta as suas necessidades.
Aumentar as vendas
Ao otimizar a gestão de um sistema de POS estará a criar condições para que a faturação aumente. Os relatórios de vendas compilam e fornecem dados importantes para definir campanhas de promoções e políticas de preços, mas ajudam também a perceber (e até a prever) o comportamento dos consumidores.
Uma das ferramentas mais valiosas de um sistema de ponto de venda é, justamente, a informação que proporciona e que pode ser usada para definir uma política comercial mais assertiva.
Por outro lado, um bom sistema vai agilizar todas as etapas do processo de venda, o facilita a gestão, deixando mais tempo e recursos para que os empresários se concentrem em fazer crescer o negócio.
A satisfação dos clientes e o seu impacto na faturação é outro benefício do uso de sistemas POS. Um sistema otimizado pode melhorar muito os números da sua empresa.
Como maximizar o seu ponto de venda
Os POS modernos oferecem diversos recursos que vão contribuir para o crescimento de vários tipos de negócios. Mas, para que isso aconteça, é importante que o sistema esteja a ser bem aproveitado e a funcionar em pleno.
Ou seja, de pouco serve ter sistemas POS de última geração e preparados para dinamizar negócios se estes estiverem subaproveitados ou se os empresários e as suas equipas não estiverem conscientes de todo o potencial desses sistemas.
Saiba como otimizar o uso de um sistema de ponto de venda para obter melhores resultados.
Escolher o hardware e software certos
Utilizar um sistema POS permite que as empresas efetuem, de forma rápida e segura, tarefas comuns, mas essenciais ao desenvolvimento do negócio, como o registo das vendas e o processamento das transações.
Soluções baseadas em nuvem (cloud), como o Cegid Vendus, garantem a eficiência e a rentabilidade do seu negócio, mas também a facilidade de uso e uma monitorização em tempo real das vendas e do inventário.
Também é aconselhável escolher um sistema integrado, isto é, o bastante completo e que permita a realização de várias tarefas essenciais para a gestão do seu negócio.
Há ainda a ter em conta muitos sistemas POS permitem a integração com os equipamentos que a empresa já possui, como balanças ou impressoras. Assim, evitam despesas acrescidas e vai encontrar o equilíbrio perfeito entre um sistema novo e eficaz e os dispositivos que já estavam ao serviço da empresa.
Dar formação à equipa
Embora o ponto de venda seja uma ferramenta fundamental para a empresa, de pouco serve se a equipa não souber tirar o máximo partido deste sistema. O ideal será, por isso, escolher um que seja fácil de usar e que facilite todos os processos, incluindo os mais complexos, como anulações ou devoluções.
Para que tudo funcione bem, é importante que a equipa tenha receba formação sobre produtos e serviços que a empresa oferece, mas também sobre o funcionamento do sistema de POS.
Assim, os gestores devem, quando adquirem um novo equipamento ou software, garantir que os funcionários sabem utilizá-lo e tirar o máximo proveito da sua utilização.
Ter o sistema atualizado
O software POS, como qualquer outro software, está sujeito a atualizações e melhoramentos constantes, de forma a garantir mais eficiência e máxima segurança. Se optar pelo Cegid Vendus, as atualizações são automáticas, pelo que não terá de preocupar-se com este processo.
A opção por um software cloud elimina igualmente a necessidade de fazer regularmente backups da informação.
Personalizar as configurações
Cada empresa tem necessidades e processos específicos. Embora alguns sistemas que existem no mercado possam usados por negócios de diferentes áreas, é importante ajustar as configurações para que sejam, o mais possível, um software de gestão específico para aquele negócio.
Tirar o máximo partido destas ferramentas implica saber como funcionam, que funcionalidades oferecem e de que forma estas se podem adaptar ao seu caso particular. Afinal, a otimização para um restaurante é diferente da que é necessária numa sapataria ou num gabinete de estética.
A personalização também permite, por exemplo, atribuir diferentes graus de acesso aos diversos elementos da equipa. Assim, os gestores podem ter uma visão completa de todos os aspetos do negócio, incluindo stocks e relatórios de vendas. Outros funcionários ficam apenas autorizados a aceder ao ponto de venda para registar as transações efetuadas.
Monitorizar o desempenho do sistema
A chave para melhorar o desempenho do seu ponto de venda é verificar se este está a ser uma mais-valia para o seu negócio e descobrir formas de melhorar essa performance.
Maximizar a utilização de um POS significa estar atento para detetar eventuais falhas ou aspetos menos positivos e procurar melhorá-los, nomeadamente através de assistência técnica ou aconselhamento especializado.
