Trabalhar online tornou-se o presente para grande parte das empresas e trabalhadores independentes, a nível mundial, muito impulsionado pelo vírus COVID-19, que acelerou a utilização desta forma de trabalho, por uma grande parte das profissões.
O trabalho como Assistente Virtual foi uma das profissões que cresceram, de forma exponencial, em vários setores de atividade, tornando possível as empresas contratarem equipas para prestar alguns dos seus serviços, remotamente, sem barreiras físicas. No entanto, para que tudo funcione como previsto neste tipo de atividade, é requerido muito alinhamento e organização entre todas as partes.
De forma a facilitar todo esse trabalho, existem ferramentas a que poderá recorrer, quer seja para organizar como para gerir as tarefas, com o objetivo de proporcionar uma comunicação clara de tudo o que está a acontecer entre todos os mesmos, bem como garantir a qualidade do serviço, a entrega e atendimento dentro dos prazos previstos, com uma boa experiência entre todas as partes envolvidas.
TOP de ferramentas essenciais para uma Assistente Virtual, especializadas em:
1. Gestão de tarefas e temas
Neste tipo de trabalho, é um grande desafio manter e organizar todas as tarefas, pedidos e desenvolvimentos realizados por todas as equipas, de forma estruturada e acessível a todas as partes relevantes, envolvidas no processo.
Para facilitar estes fluxos, foram criadas algumas ferramentas, desenhadas com um layout e experiência intuitivos, que permitem a rápida visualização de quais as tarefas mais relevantes no presente, assim como o arquivo das tarefas já realizadas, permitindo armazenar o histórico de atividades relacionadas com as mesmas.
Pode utilizar este tipo de ferramentas para organizar o seu trabalho como Assistente Virtual para fins pessoais, como para organizar o trabalho com outras equipas ou, até, fazer disso um serviço prestado a clientes. Recorra a plataformas como:
2. Partilha de documentos
Seja qual for o tipo de serviço que presta como Assistente Virtual, é normal utilizar vários documentos de diversos formatos para comunicar com os clientes, assim como os seus colegas. Para facilitar esta troca de documentos, assim como o armazenamento e partilha dos mesmos entre toda a equipa, é essencial utilizar ferramentas de organização e armazenamento. Existem algumas recomendadas, que funcionam de forma gratuita e permitem a partilha entre vários utilizadores, como o:
- Google Drive, para quem tem conta no Google.
- Dropbox for Business
3. Gestão de agenda e tempo
Um dos maiores desafios para quem trabalha online é gerir o tempo, de forma eficiente, uma vez que o número de reuniões virtuais cresceu exponencialmente e o ritmo de trabalho também, para muitas áreas de negócio. Para isso, é importante garantir a marcação de todos os seus compromissos, como reuniões, tarefas, dias de entregas ou mesmo, tempos focados em trabalho pessoal, num único lugar.
Há quem prefira ainda apontar todas estas informações em agendas físicas, no entanto, as agendas e calendários virtuais podem fazer realmente a diferença, uma vez que estão sincronizadas com outras ferramentas de gestão. Entre as agendas virtuais mais utilizadas, recomendamos:
- Google Calendar, para quem tem conta no Google.
- TimeTree
4. Comunicação
A comunicação é a chave para o bom funcionamento de um negócio. Deste modo, é importante utilizar ferramentas intuitivas, facilmente acessíveis e gratuitas para comunicar com os seus clientes e colegas de trabalho.
Conheça algumas das ferramentas mais utilizadas para esse efeito:
5. Mapas visuais e interação com equipa
Muitas vezes, quando tem de organizar tarefas complexas ou pretende interagir com várias pessoas, através da recolha de ideias e/ou desenho de alguns fluxos, processos ou mapas mentais, de forma interativa e visual, existem ferramentas que facilitam esta interação.
Entre estas ferramentas, destacamos o:
O trabalho remoto tem desafiado a organização e bem-estar de quem escolheu ou foi obrigada, de certa forma, a adaptar-se a este modo de trabalho. Nem sempre é fácil balancear todas as atividades que tem de fazer e coordenar-se com os seus colegas e clientes, de uma forma clara e assertiva para todas as partes.
O segredo para garantir o sucesso como assistente virtual, é utilizar os recursos que a tecnologia lhe oferece, nomeadamente algumas destas ferramentas online, que podem ser verdadeiras alianças na comunicação, autonomia e equilíbrio profissional e pessoal.
Experimente algumas, avalie as suas vantagens e, mais importante, escolha as que melhor se adaptam às suas necessidades e formas de trabalhar, porque o que resulta para um colega, pode não ser o mesmo que funciona para si.
Por fim, depois de garantir que tem tudo do seu lado otimizado para atrair mais clientes, utilize algumas técnicas para captar clientes para os seus serviços como Assistente Virtual.