Desde 1 de janeiro de 2023 que é obrigatório o envio de faturas eletrónicas para Pequenas e Médias Empresas (PME) que tenham contratos públicos com o Estado. Este novo procedimento de contratação pública obriga à emissão de faturas eletrónicas EDI para as empresas que trabalhem diretamente com entidades públicas, com o objetivo de tornar o processo mais rápido e transparente.
Assim, todas as empresas em Portugal passam a estar abrangidas pelas mesmas regras a que já estavam sujeitas as grandes empresas, que desde 2021 incorrem na obrigação de passar faturas eletrónicas em contratos celebrados com o Estado.
O que é a Fatura Eletrónica?
É uma fatura emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu processamento automático e eletrónico. Deve ser emitida por um software de faturação certificado, não é apenas uma simples digitalização de uma fatura manual. Após emissão, a fatura deve ser enviada pelo sistema do emissor diretamente para o do comprador. No caso de emissão de faturas eletrónicas para entidades públicas, o grande objetivo é simplificar a comunicação entre o Estado e os seus fornecedores, indo ao encontro da Diretiva Europeia 2014/55/EU sobre faturação eletrónica.
Vantagens da Faturação Eletrónica
O novo regime de faturação eletrónica apresenta diversas vantagens para as empresas, nomeadamente:
- Diminuição do tempo e da burocracia no envio de faturas;
- Redução dos custos administrativos;
- Maior segurança e fiabilidade, comparativamente à fatura tradicional;
- Facilidade de consulta e poupança de espaço físico, pois, as faturas ficam disponíveis em formato digital;
- Maior transparência em todo o processo de faturação;
- Opção mais ecológica, porque poupa papel e elimina a emissão de C02.
EDI: Faturação Eletrónica na Administração Pública
A implementação da faturação eletrónica EDI (Electronic Data Interchange) promove a transparência de todo o processo de faturação e a agilização do relacionamento existente entre as entidades públicas e os agentes privados. Desta forma, é possível reduzir os prazos de pagamento, os custos de operação e de transação e garantir maior fiabilidade e transparência em todas as fases do processo.
O Estado Português decidiu implementar a faturação eletrónica EDI nos contratos públicos. Por isso, incumbiu a eSPap (Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P.) a responsabilidade de desenvolver uma plataforma eletrónica que agregue as entidades estatais (como clientes) e os fornecedores que lhes pretendam emitir faturas e outros documentos fiscalmente relevantes.
CIUS-PT é o formato escolhido para as faturas (ficheiro XML que representa cada um dos documentos enviados).
O Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28 de dezembro (alterado pelo Decreto-Lei n.º 14-A/2020, de 7 de abril) e o Decreto-Lei n.º 104-A/2021, de 27 de novembro definiram o modelo de implementação da faturação eletrónica nos contratos públicos. Este é o calendário que foi adotado, dependendo da dimensão das empresas:
- grandes empresas - 1 de janeiro de 2021;
- pequenas e médias empresas - 1 de janeiro de 2023;
- micro empresas - 1 de janeiro de 2023.
Impactos da Faturação Eletrónica nas Empresas e Entidades Públicas
Como passa a ser obrigatório adotar a faturação eletrónica pelos fornecedores de entidades públicas no âmbito de contratos públicos, as empresas têm que preparar os seus sistemas de faturação para emitir faturas eletrónicas, para qualquer entidade pública, até à data limite estipulada pela lei e de acordo com a dimensão e volume de faturação da empresa.
As Entidades Públicas estão obrigadas a implementar com rapidez o processo de Faturação Eletrónica, para que possam receber e processar faturas eletrónicas.
Como cumprir as novas regras de faturação
A utilização de um software de faturação certificado, como é o caso do Vendus, é uma mais-valia no cumprimento destas novas regras de faturação. Através deste software de faturação certificado, consegue comunicar séries de faturação, incluir os códigos ATCUD nas suas faturas e ainda emitir faturas eletrónicas - tudo na mesma plataforma. Saiba mais como comunicar séries de faturação com o Vendus e como emitir faturas eletrónicas com o Vendus.
Assinatura digital qualificada adiada para 2025
A obrigatoriedade da assinatura digital qualificada nas faturas em PDF estava prevista para 2024. No entanto, a decisão foi prorrogada para 1 de janeiro de 2025, continuando assim as faturas em PDF sem assinatura digital a serem consideradas faturas eletrónicas até 31 dezembro de 2024.
