Na altura de escolher um POS para um negócio de retalho é normal que surjam algumas dúvidas. Afinal, este é um sistema essencial para o funcionamento de qualquer empresa com venda ao público, mas a diversidade de soluções no mercado pode tornar a decisão mais difícil.
O que ter em conta para escolher? Será necessário investir em equipamentos novos? Quais são as vantagens de um sistema POS para o retalho? Explicamos tudo o que precisa de saber antes de fazer a sua escolha.
O que é um POS e quais as vantagens?
Um POS ou Point of Sale (POS) é o local onde as vendas são registadas e onde os clientes pagam os produtos ou serviços adquiridos. É, no entanto, mais do que uma simples caixa registadora, não só pelas funcionalidades disponíveis - que incluem, além da faturação, a gestão de stocks ou relatórios de vendas - mas pela possibilidade de integração com outros equipamentos e dispositivos, como a balança ou um leitor de código de barras.
Um POS é, por isso, indispensável para a uma eficaz gestão de qualquer negócio de retalho, desde um restaurante a um gabinete de estética. Simplifica as tarefas, ajuda a cumprir obrigações fiscais e legais e permite tomar melhores decisões no dia a dia.
A importância do POS para o retalho
É praticamente impossível imaginar negócios de venda a retalho sem um POS, até porque as regras sobre emissão de faturas tornam indispensável a existência de um sistema que o faça em segundos.
No entanto, a utilidade deste sistema não se limita à faturação. Traz um conjunto de vantagens para o seu negócio e para os seus clientes. Saiba como um sistema de POS pode transformar qualquer empresa, independentemente da sua natureza ou dimensão.
Maior mobilidade
Os sistemas atuais têm uma grande mobilidade, transformando a tradicional venda ao balcão. Com os sistemas de POS sem fios ou móveis, já não é necessário que o cliente se desloque à caixa para pagar. O que significa que pode efetuar o pagamento em qualquer ponto da loja, existindo a possibilidade de existirem vários pontos para o efeito. Por exemplo num estabelecimento com várias secções (perfumaria, bijuteria ou roupa) ou pisos é possível multiplicar os locais para efetuar pagamentos.
Por outro lado, permite receber de forma intuitiva os pedidos dos clientes, transmitindo rapidamente toda a informação para que estes sejam rapidamente processados. Esta é uma funcionalidade especialmente importante para restaurantes. A qualidade do serviço melhora, a satisfação dos seus clientes também e a probabilidade de fidelização aumenta consideravelmente.
Com este sistema é possível levar o seu negócio mais longe, participando em eventos como feiras ou festivais, garantindo que os pagamentos são feitos de uma forma simples e eficaz, esteja onde estiver.
Melhor gestão de stocks
Os sistemas de ponto de venda não se limitam a receber pagamentos e a faturar as compras dos clientes. São uma ferramenta importante para gerir o inventário, o que permite saber, a cada momento, quantos artigos vendeu e qual a quantidade ainda disponível.
Esta é uma informação importante não só para manter o negócio a funcionar sem quebras provocadas por falhas, mas também para melhorar a relação com clientes e fornecedores. Produtos esgotados e encomendas urgentes (que nem sempre o fornecedor é capaz de satisfazer em tempo útil) geram insatisfação e stress desnecessários.
Uma solução de software de faturação e POS como o Cegid Vendus permite a atualização automática e em tempo real das vendas efetuadas, evitando situações de rutura e garantindo que os artigos em falta são repostos de forma atempada.
Caso tenha, além de um espaço físico, uma loja online, também é possível ter soluções que permitam atualizar o stock tendo em conta as vendas online.
Processo de compra mais eficiente
O registo e pagamento das compras deve ser simples, rápido e sem erros. Este é um ponto em que comerciantes e clientes concordam e para o qual os sistemas de POS têm um contributo bastante importante.
Os vários sistemas disponíveis (fixos, sem fios ou móveis) respondem às necessidades de negócios tão diferentes comoperfumarias, lojas de roupa ou peixarias e simplificam o processo para clientes e funcionários. Esta automatização acelera os procedimentos, evitando as sempre incómodas filas nas caixas, mas também reduz drasticamente a possibilidade de erros.
Há ainda a ter em conta a diversidade de formas de pagamento que os consumidores utilizam atualmente. As opções vão do numerário ao MB Way, passando pelos cartões multibanco ou de crédito e por gadgets como o smartphone ou pulseiras e, por isso, é necessário ter terminais que consigam dar resposta aos pedidos dos clientes.
O POS para retalho permite, igualmente, gerir melhor as campanhas de descontos, aplicando diretamente as promoções ou outras reduções de preços.
Gestão eficiente do negócio
A gestão do seu negócio torna-se mais eficiente com a utilização de sistemas POS para o comércio a retalho. Este tipo de solução permite-lhe processar os pagamentos com rapidez e segurança, garantindo a satisfação dos clientes e a eficiência no fluxo de trabalho.
Ao facilitar a gestão do inventário, vai contribuir para poupar tempo, libertando a sua equipa para outras tarefas que possam dinamizar as vendas, atrair novos clientes ou obter avaliações positivas com impacto na reputação da sua empresa.
Por outro lado, a integração e utilização do software de faturação no POS permite gerir, de forma eficaz, o cumprimento das obrigações para com a Autoridade Tributária.
A utilização de software certificado tem vantagens como o envio automático do ficheiro SAF-T, a comunicação automática de guias de transporte, o respeito pelas normas de proteção de dados (RGPD) e a emissão de faturas eletrónicas.
Análise de dados
A disponibilização de relatórios de vendas é uma das grandes vantagens do POS no comércio retalhista. A obtenção destes dados é importante para controlar a faturação, comparar com outros períodos do ano ou de anos anteriores e traçar estratégias para o futuro,
A análise do negócio através de relatórios de vendas é igualmente útil para identificar tendências, como as cores e tamanhos mais pedidos pelos clientes, os dias e horas com maior fluxo de pessoas ou os artigos que esgotam mais rapidamente.
Esta informação é apresentada de uma forma prática e rápida, o que permite a gestão mais eficiente das compras, dos recursos humanos e da sua loja.
O que saber para escolher um POS para o negócio de retalho
Para escolher o sistema ideal para a sua empresa é necessário perceber que está a avaliar muito mais do que um simples equipamento de POS. Ou seja, há que garantir que vai ter a solução que mais se adequa ao seu negócio, seja ele um talho, uma perfumaria ou uma discoteca.
Descubra alguns dos aspetos mais importantes a ter em conta quando procura um sistema de ponto de venda para a sua loja.
Definir as necessidades
Para escolher o equipamento mais adequado ao seu negócio deve pensar, acima de tudo, no que precisa. Quais as suas necessidades em termos de software e de hardware? Faz sentido investir em equipamentos novos quando existem soluções que permitem a integração com os dispositivos que já tem (como uma balança, tablet ou caixa registadora).
Avalie quais as tarefas em que o POS possa vir a ser útil. Se as funcionalidades que o sistema possui puderem ajudar a gerir o seu negócio, vai ser uma mais-valia, poupando tempo e dinheiro.
Se para si é importante gerir remotamente a empresa (porque tem outras lojas ou porque quer estar permanentemente a par do que se passa) é fundamental escolher um sistema que lhe permita aceder a toda a informação online e em qualquer lugar, para que controle o seu negócio mesmo quando está fora.
Valorizar a funcionalidade
De que serve ter um sistema bastante sofisticado e completo se este for demasiado complexo? A funcionalidade é um dos pontos mais importantes na escolha de um POS para um negócio a retalho.
O sistema POS tem de ser intuitivo, para que os procedimentos relacionados com as compras (registo, pagamento e emissão de fatura) se façam de forma rápida e sem erros.
Um software POS fácil de utilizar vai agilizar as operações de venda, facilitar o trabalho dos funcionários e reduzir as reclamações dos clientes.
Quais as funcionalidades mais importantes do POS no retalho?
Um sistema de gestão de ponto de venda tem várias funcionalidades que podem ajudar os comerciantes no seu dia a dia. Escolher as que são mais indicadas para o seu negócio é importante para garantir que é dada a melhor resposta às necessidades específicas da sua loja.
A emissão de faturas, orçamentos e guias de transporte, a versatilidade (possibilidade de vários utilizadores e múltiplas vendas em simultâneo) e a forma como apoia a gestão de inventários e de várias lojas são ferramentas úteis para muitos comerciantes.
A mobilidade e compatibilidade com Android, iOS e impressoras Bluetooth são, funcionalidades que facilitam o dia a dia de empresas em áreas como a restauração ou entregas ao domicílio.
Um sistema POS como o Cegid Vendus é compatível com os equipamentos já existentes, o que reduz os custos com a compra de novos dispositivos e incluem outras funcionalidades importantes para qualquer tipo de negócio, como o controlo de caixa ou a possibilidade de realizar trocas, devoluções ou anulações diretamente no POS.
Um dos fatores mais importantes na escolha do POS para uma loja é a utilização de um software de faturação certificado que facilite o cumprimento das obrigações fiscais.
Assim, ao escolher o POS para a sua loja, procure um que cumpra todos os requisitos em termos de segurança, funcionalidade, simplicidade e que beneficie de um bom apoio ao cliente.
