Escolher o sistema POS é uma decisão importante, porque uma grande parte do sucesso do seu negócio passa pela fiabilidade, funcionalidade e versatilidade do ponto de venda. Se o POS não for adequado para a sua empresa, podem existir falhas em aspetos como o atendimento e satisfação do cliente, produtividade e eficiência.
A escolha do melhor sistema não depende, porém, de um único fator. E também não existe uma solução universal, que sirva todos os negócios. Afinal, um restaurante e um serviço de reparações não têm as mesmas necessidades, tal como um pequeno empresário que trabalhe sozinho não precisa de um sistema igual ao que é usado numa empresa de maior dimensão.
Quais são, então, os fatores que mais pesam na escolha de um sistema para gerir os pagamentos (e não só)? Deixamos algumas orientações para que possa fazer a sua escolha com mais informação.
O que faz um POS?
Um sistema POS (que significa point of sale, ou ponto de venda) tem como objetivo a gestão dos pagamentos. Pode ser descrito como uma caixa registadora, mas com cada vez mais funcionalidades e com a vantagem de poder ser movida ou multiplicada, permitindo receber pedidos e pagamentos simultaneamente, em qualquer lugar e em vários locais.
Atualmente, existem várias opções que permitem registar as vendas e realizar outras operações diárias de forma simples, prática e intuitiva. Os sistemas de software de faturação e POS mais modernos, como o Cegid Vendus, têm um conjunto de funcionalidades úteis para qualquer tipo de negócio.
A emissão de faturas, orçamentos e guias de transporte, a gestão de stocks e a possibilidade de ter vários utilizadores em simultâneo são características importantes e que devem ser consideradas ao escolher o melhor sistema POS para o seu negócio.
Um sistema POS deve, também, facilitar a gestão de outras tarefas, como a contabilidade e o cumprimento de obrigações fiscais. A utilização de um software certificado permite fazer o envio automático do ficheiro SAF-T para a Autoridade Tributária (AT), mas também emitir faturas eletrónicas, duplicados e triplicados.
Quais os sistemas POS disponíveis?
Para escolher o melhor sistema é essencial conhecer as opções de POS no mercado, descobrir as suas funcionalidades e especificidades e, só então, avaliar qual o sistema de ponto de venda mais indicado.
Alguns sistemas POS são mais adequados para negócios com vários terminais de pagamento, como lojas ou restaurantes, outros são úteis para quem pretende explorar as potencialidades de marketing através de relatórios de vendas e há também soluções para lojas online ou para negócios móveis.
Conheça as opções de sistemas de POS disponíveis e as suas aplicações mais comuns para cada sistema.
POS fixo
Este tipo de POS é adequado para empresas de retalho, hotelaria e pequenos negócios em que só é necessário um terminal de pagamento.
Consiste num equipamento fixo com ligação a linha telefónica através de um cabo LAN e a uma impressora de recibos.
Este POS possui outras funcionalidades, como o controlo e gestão de inventário, processamento de pagamentos e vendas. Apesar de mais antigo e das limitações em termos de mobilidade, adequa-se a setores como o retalho alimentar (da pequena mercearia a um supermercado), restaurantes, armazéns e qualquer tipo de negócio que envolva pagamentos físicos.
POS portátil
Entre as opções de sistemas POS que permitem mobilidade e que melhoram a experiência do cliente, simplificando o pagamento, está o POS sem fios. É uma solução prática e eficiente, que contribui para um rápido processamento das transações.
Trata-se de um sistema semelhante ao equipamento fixo, mas que pode ser usado em dispositivos portáteis, comunicando com o terminal através de Bluetooth. Como tem um raio de ação de cerca de 10 metros, permite aceitar pagamentos nas mesas de restaurantes (no interior ou na esplanada), mas também noutros negócios em que a mobilidade e a flexibilidade são importantes, como a venda ambulante, stands em eventos ao ar livre ou lojas pop-up.
POS Móvel
O POS móvel é um sistema que permite ainda maior mobilidade e autonomia do que o anterior, sendo por isso considerado um POS de segunda geração. Ou seja, é mais moderno e traz ainda mais flexibilidade às transações, o que gera vantagens em termos de eficiência e rapidez do trabalho, aumentando igualmente o nível de satisfação dos clientes.
Estes sistemas POS funcionam através de uma ligação à internet, o que significa que podem ser usados a qualquer momento e em qualquer lugar. O dispositivo recebe o pagamento e processa-o sem que sejam necessários cabos ou uma ligação a um terminal fixo.
Por isso, é o sistema de POS ideal para todos os negócios baseados na mobilidade, como é o caso dos serviços de entregas, das reparações ao domicílio ou de qualquer empresa em que os pagamentos sejam feitos fora da sua sede ou lojas.
A gestão de eventos, food trucks ou retalho móvel (por exemplo, artesãos que participam em feiras por todo o país) são algumas das áreas de atividade em que a escolha do sistema de POS móvel é a opção mais adequada.
POS digital ou virtual
Os sistemas de POS digitais ou virtuais são a solução ideal para empresas que operam no e-commerce e que não têm uma estrutura física onde recebam os clientes e estes paguem as suas compras. É o caso, por exemplo, de uma loja de comércio eletrónico, de uma empresa de software como serviço (SaaS) ou de uma empresa fornecedora de serviços digitais.
Para usar o POS virtual, não é necessário ter um equipamento físico específico para esse fim. Todo o processo decorre através de uma aplicação que é instalada em dispositivos móveis, como smartphones ou tablets. A app envia a transação para o servidor e processa o pagamento, o que demora apenas alguns segundos.
O sistema de processamento é rápido e eficiente, decorrendo de uma forma simples e segura para o cliente.
Que fatores ter em conta ao escolher o sistema POS?
Encontrar um sistema de POS que vá ao encontro das necessidades da sua empresa é, afinal, uma questão de perceber quais são as características mais importantes para o seu tipo de negócio.
Se procura um POS para o seu restaurante, as soluções mais modernas, que permitem mais mobilidade, são as mais adequadas. Caso trabalhe em locais com muito movimento, como festivais de música ou de gastronomia, deve escolher um sistema de POS fácil de usar, que permita processar transações rapidamente e que seja móvel.
Nos casos em que o negócio se baseia em vendas online e offline, a integração do sistema POS com o e-commerce pode ser a solução mais adequada, ficando com um único sistema que junta o seu equipameno físico ao POS virtual.
Fatores como os requisitos específicos do seu negócio, capacidade de integração com dispositivos existentes, potencial de escalabilidade (isto é, que acompanhe o crescimento da empresa) têm de ser ponderados quando está a selecionar um sistema para a sua empresa.
Outra questão que é importante avaliar é o custo. Ao analisar as opções existentes no mercado deve ter em atenção os vários tipos de despesas, que podem incluir não só a aquisição, mas também despesas de instalação, taxas mensais ou pagar por apoio técnico.
A importância das funcionalidades
O que é que o seu sistema POS pode fazer? Receber pagamentos em dinheiro, por cartão de débito ou de crédito é, afinal, a função mais básica. Mas hoje em dia as empresas precisam de um POS que seja capaz de realizar simultaneamente outras tarefas úteis na gestão quotidiana.
O software de POS ideal para a sua empresa deve, por isso, oferecer funcionalidades que simplifiquem processos internos (como a gestão de stocks) e externos, como a comunicação de faturas à Autoridade Tributária.
Os sistemas de POS modernos, como o Cegid Vendus, têm ainda disponíveis funcionalidades que agilizam trocas e devoluções e a criação de talões de desconto. Ferramentas como a possibilidade de fazer a qualquer momento consultas de caixa ou emitir relatórios de vendas são igualmente importantes para gerir o dia a dia e planear o futuro da sua empresa.
Certifique-se de que o sistema de POS que escolher é capaz de cumprir a sua missão, mas, simultaneamente, acrescentar valor ao seu negócio.
