Emitir recibos verdes é uma obrigação que os trabalhadores independentes têm de cumprir. Se abriu atividade e está agora a começar o seu negócio, é normal que surjam dúvidas durante o processo. Neste artigo explicamos-lhe o que ter em conta, para que nade falhe.
O que são recibos verdes?
“Recibos verdes” é a designação utilizada para os documentos emitidos pelos trabalhadores independentes como comprovativo dos montantes recebidos pela prestação de serviços ou transmissão de bens.
Estes documentos podem ser de três tipos: fatura, recibo e fatura-recibo. A fatura é emitida para solicitar o pagamento de um serviço ou transação, enquanto o recibo deve ser gerado após o recebimento desse pagamento, conforme mencionado na fatura.
A fatura-recibo combina esses dois documentos, sendo emitida imediatamente após a realização do serviço ou transação e podendo também ser utilizada em casos de adiantamento. Tanto o recibo quanto a fatura-recibo servem como comprovação de pagamento.
Onde posso emitir recibos verdes?
Para emitir um recibo verde pode utilizar o Portal das Finanças ou a aplicação ATGo, desde que esteja enquadrado no regime simplificado e não ultrapasse os 50 mil euros de volume de negócios anual.
Em alternativa pode utilizar um software de faturação certificado como o Cegid Vendus. Esta opção é mais abrangente, já que pode ser utilizada qualquer que seja o volume de negócios. Tem, além disso, mais funcionalidades do que o sistema da AT, facilitando a gestão do negócio e a própria tarefa de emitir faturas.
Independentemente do método escolhido, há pontos que são comuns e obrigatórios e que é importante conhecer.
O que ter em conta ao emitir um recibo verde
Para emitir um recibo ou fatura são necessários alguns dados e informações relativos ao cliente, mas antes disso é essencial garantir as credenciais de acesso ao Portal das Finanças.
Dados de acesso
Para manter a confidencialidade da informação, o acesso ao Portal das Finanças e à aplicação da AT são protegidos por palavras-passe, que não devem ser partilhadas com estranhos.
Mesmo que pretenda fazer a emissão de faturas através de um software de faturação, é essencial ter a senha de acesso ao Portal das Finanças, já que esta será usada para gerir questões fiscais como a entrega de declarações de IRS e IVA. Assim, antes de começar, verifique se tem estas credenciais e, caso as tenha perdido, deverá pedi-las novamente.
Opção pretendida
Ao entrar no Portal das Finanças, após selecionar a página Recibos Verdes/Emitir, deve escolher-se a opção pretendida (fatura, fatura-recibo ou recibo).
No software de faturação Cegid Vendus também surgem estas opções e é importante selecionar a correta, porque cada uma tem implicações diferentes.
A fatura é emitida sempre que se faz uma venda ou prestação de serviço, mas a fatura-recibo só se aplica aos casos em que há pronto pagamento. Nos restantes, deve emitir-se um recibo apenas quando o pagamento for feito ou existir comprovativo do mesmo.
Dados de quem emite a fatura ou recibo
Identificar a pessoa ou entidade que emite a fatura é outro ponto essencial, sendo que esta parte da tarefa costuma ser facilitada, porque tanto nas plataformas da AT como no software de faturação, estes campos já estão pré-preenchidos.
No Portal das Finanças esta secção é identificada como “Dados do transmitente de bens ou prestador de serviços”. Inclui o nome completo, Número de Identificação Fiscal (NIF) e domicílio fiscal/estabelecimento estável, ou seja, a morada fiscal do trabalhador independente.
Na plataforma da AT surge também a atividade exercida pré-preenchida de acordo com o CAE (Classificação Portuguesa das Atividades Económicas). O CAE foi definido aquando da entrega da declaração de início de atividade, mas é possível ter mais do que um. Neste caso, ao preencher o recibo verde é necessário indicar qual o que se aplica àquela venda ou prestação de serviços.
Dados do cliente
A identificação da empresa a quem prestou o serviço ou fez a venda é essencial para a emissão da fatura ou do recibo. Nome, morada e NIF são os dados indispensáveis. Tanto no Portal da AT como no software de faturação, se o cliente já constar da base de dados, ao preencher o NIF, os outros dados surgem automaticamente no sistema. De qualquer forma, é sempre útil confirmar se toda a informação está correta.
Identificação de bens ou serviços
Nenhuma fatura ou recibo fica completa e correta sem identificar o produto ou serviço que a originou e o respetivo valor.
No Portal das Finanças estes dados são colocados no campo “Dados da Transmissão de Bens ou da Prestação de Serviços”, em que, além da data, se deve fazer uma descrição do serviço prestado ou do bem vendido.
No software de faturação este descritivo é mais detalhado, uma vez que basta pesquisar pelo artigo pretendido e indicar a quantidade para obter toda a informação necessária. O preço, assim como os impostos e eventuais descontos são aplicados automaticamente, ficando imediatamente visível o preço final.
No caso dos recibos verdes emitidos através do Portal das Finanças ou da app da AT, é necessário introduzir manualmente o valor base (sem IVA), bem como os impostos que incidem sobre esse montante.
Impostos
Ao emitir um recibo verde no Portal das Finanças o trabalhador independente deve adicionar os impostos de acordo com o regime fiscal (de IVA e IRS) em que se enquadra.
No caso do IVA, as taxas a aplicar (6%, 13% ou 23% em Portugal Continental) dependem dos bens ou serviços envolvidos. Por regra, a taxa é de 23%, a taxa normal.
Pode, no entanto, estar isento desta obrigação se os rendimentos na categoria B não forem superiores a 14.500 euros (valor de referência em 2024, passando a ser de 15.000 euros a partir de 2025), ao abrigo do artigo 53.º do Código do IVA, ou se exercer alguma das atividades previstas no artigo 9.º do Código do IVA. Em qualquer uma destas situações, deve indicar na fatura-recibo o respetivo motivo da isenção de IVA.
Leia também: Recibos Verdes: como entregar a declaração trimestral à Segurança Social
Terá também de indicar a base de incidência de IRS, isto é, a percentagem do valor base sobre o qual vai incidir a taxa de retenção na fonte, que por norma é de 100%. Se não tiver rendimentos na categoria B acima dos 14.500 euros (valor de referência em 2024, passando a ser de 15.000 euros a partir de 2025), deve selecionar a opção “dispensa de retenção na fonte artigo 101.º-B do CIRS”.
Caso não beneficie dessa isenção, no campo “Retenção na Fonte de IRS” deve escolher a taxa que se aplica à sua atividade (que pode variar entre 11,5% e 25%). O campo Imposto do Selo só se aplica aos atos notariais.
Depois de preenchidos todos os campos, é importante confirmar toda a informação antes de emitir a fatura ou o recibo e de os enviar para o cliente. De qualquer forma, se existir algum lapso, é possível anular o documento emitido.
