A gestão de documentos é uma tarefa essencial para todas as empresas em Portugal, independentemente do seu tamanho ou setor de atividade. Uma boa gestão destes documentos permite manter a conformidade com a legislação e evitar problemas com a Autoridade Tributária. Neste artigo, explicamos durante quanto tempo deve guardar os documentos em Portugal e quais os documentos que devem ser arquivados.
Prazos para guardar documentos
O tempo de arquivo dos diversos tipos de documentos em Portugal varia consoante o tipo de documento. Estes são os prazos que deve ter em conta quando arquiva documentos:
Documentos de Transporte
Os documentos de transporte devem ser guardados por um período de quatro anos a contar da data de emissão. Todos os documentos de transporte destinados ao remetente e ao destinatário, bem como os destinados à inspeção tributária que não tenham sido recolhidos, devem ser arquivados durante este período de tempo.
“Sem prejuízo do disposto no artigo 52.º do Código do IVA, devem ser mantidos em arquivo, até ao final do 4.º ano seguinte ao da sua emissão, os exemplares dos documentos de transporte destinados ao remetente e ao destinatário, bem como os destinados à inspeção tributária que não tenham sido recolhidos pelos serviços competentes”. (Artigo 6.º do Regime dos Bens em Circulação).
Correspondência e documentos contabilísticos
A correspondência emitida e recebida, a escrituração mercantil e os documentos relacionados devem ser preservados por um período de 10 anos, sendo possível optar por arquivo eletrónico.
“Todo o comerciante é obrigado a arquivar a correspondência emitida e recebida, a sua escrituração mercantil e os documentos a ela relativos, devendo conservar tudo pelo período de 10 anos”. (Artigo 40.º do Código Comercial)
Documentos de IRS
Os contribuintes titulares de rendimentos da categoria B devem manter os documentos estipulados pelo Código do Imposto de Valor Acrescentado por um período de 10 anos.
“Os sujeitos passivos são obrigados a arquivar os livros da sua escrituração e os documentos com ela relacionados, devendo conservá-los em boa ordem durante os dez anos civis subsequentes”. (Artigo 113.º do Código do Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Singulares).
Documentos de IRC
Os livros, registos contabilísticos e outros documentos de apoio têm de ser preservados durante 10 anos. Esta obrigação estende-se à documentação relativa à análise, programação e execução dos tratamentos informáticos.
“Os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte por um prazo de 10 anos, se outro prazo não resultar de disposição especial, sem prejuízo do disposto no número seguinte”. (artigo 123.º do Código do Imposto sobre as Pessoas Coletivas).
Documentos de IVA
Todos os livros, registos contabilísticos e outros documentos de suporte devem ser mantidos por um período de 10 anos, incluindo a documentação efetuada por meios informáticos.
“Os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem durante os 10 anos civis subsequentes todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte, incluindo, quando a contabilidade é estabelecida por meios informáticos, os relativos à análise, programação e execução dos tratamentos”. (Artigo 52.º do CIVA)
Dossier Fiscal
Os empresários sujeitos ao código de IRC e IRS, com contabilidade organizada, são obrigados a manter arquivado e em boa ordem, durante 10 anos, o processo de documentação fiscal relativo a cada ano de tributação, à exceção dos isentos nos termos do artigo 9.º.
“Os sujeitos passivos de IRC, com exceção dos isentos nos termos do artigo 9.º, são obrigados a manter em boa ordem, durante o prazo de 10 anos, um processo de documentação fiscal relativo a cada período de tributação, que deve estar constituído até ao termo do prazo para entrega da declaração a que se refere a alínea c) do n.º 1 do artigo 117.º, com os elementos contabilísticos e fiscais a definir por portaria do Ministro das Finanças”. (artigo 130.º do Código do IRC)
Como organizar documentos importantes
Os documentos mais relevantes devem ser organizados de forma clara e de uma forma que seja fácil de consultar. É importante manter uma estrutura lógica e hierárquica, agrupando os documentos por tipo e por data. Pode também ser útil etiquetar os seus documentos de forma clara e visível.
Lembre-se que uma boa gestão de documentos tem várias vantagens:
- Facilita o acesso às informações - quando os documentos estão organizados e arquivados de forma adequada, é mais fácil encontrar e aceder a todas as informações necessárias;
- Melhora a tomada de decisões - com a informação correta e disponível, as decisões podem ser tomadas de forma mais rápida e eficiente.
- Aumentar a eficiência - a gestão de documentos ajuda a reduzir o tempo gasto à procura de informações, permitindo que os funcionários realizem as suas tarefas de forma mais eficiente;
- Evita a perda de documentos - a boa gestão de documentos reduz o risco de perda ou extravio de documentos importantes;
- Cumpre normas e regulamentações - a organização e gestão adequada de documentos é essencial para cumprir regulamentações e normas legais;
- Melhora a colaboração - uma boa gestão de documentos facilita a partilha de informações entre as equipas, melhorando a colaboração e o trabalho em equipa.
