O orçamento é um documento importante, que deve ser elaborado de forma clara, completa e objetiva. Deve demarcar-se positivamente da concorrência e transmitir profissionalismo e segurança aos potenciais clientes. Explicamos como fazer um orçamento passo a passo, para que angarie cada vez mais clientes para o seu negócio!
Passos para fazer um Orçamento
Normalmente, o processo inicia com um pedido de orçamento. O cliente expressa uma necessidade e espera que a empresa apresente soluções práticas e acessíveis, que vão de encontro à resolução dos seus problemas. Por isso, é de extrema importância fazer uma boa leitura do pedido de orçamento do potencial cliente e responder de forma clara e direta, sem deixar nenhum ponto por responder.
Após a análise do pedido de orçamento, é necessário começar a elaborar o orçamento:
1. Resumo da Necessidade/Problema
Descreva sucintamente o problema do potencial cliente. Desta forma, ao fazer um resumo, mostra que percebeu claramente o pretendido e que vai responder de forma personalizada. Também é importante apresentar a empresa e a missão, relacionando-a com as necessidades do potencial cliente. Pode incluir uma breve história da empresa, destacando o que a distingue dos outros concorrentes no mercado.
2. Explicação da Solução
Explique a solução que disponibiliza ao detalhe, demonstrando ao potencial cliente todas as vantagens de optar pela sua proposta (por exemplo, custo, qualidade dos serviços e/ou produtos). Este é o momento para convencer o potencial consumidor que a sua empresa é a mais adequada e as soluções que apresenta as que se adequam às necessidades sentidas. A linguagem deve ser clara, objetiva e, acima de tudo, baseada em factos verdadeiros.
3. Apresentação dos Serviços/Produtos
Normalmente, esta é a parte mais importante para quem faz o pedido de orçamento. Mais uma vez, todas as informações devem ser claras, sem margem para dúvidas, relativamente a preços e prazos. Após a leitura do orçamento, o potencial cliente tem de saber exatamente quais os custos envolvidos (preços com e sem IVA), quais as formas de pagamento disponíveis, qual o tempo esperado para entrega e/ou realização e como pode adquirir o produto ou serviço.
Nesta fase tão crítica do orçamento, pode sempre recorrer a programas de faturação certificados pela Autoridade Tributária (AT), como o Vendus, que facilitam na hora de criar e enviar orçamentos para clientes.
De uma forma simples e intuitiva, pode escolher os produtos ou serviços e rapidamente criar um orçamento à medida das necessidades do potencial consumidor, mesmo que esteja a começar o negócio e apenas utilize o plano gratuito (com o limite de emissão de 12 documentos a cada 365 dias). Se está numa fase de arranque pode usufruir do apoio ao empreendedorismo Vendus, com oferta de 3 mensalidades sem qualquer tipo de limite (plano Flex), ou seja, pode orçamentar sempre que quiser!
4. Envio do Orçamento
O email, hoje em dia, é a forma mais comum de fazer chegar às mãos do potencial cliente o orçamento que elaborou com tanto cuidado. No entanto, é aceitável entregar em mão ou enviar por CTT.
Antes de enviar, não se esqueça de retificar todos os dados e rever se, tanto a parte da descrição das necessidades e soluções, assim como a apresentação dos custos e prazos envolvidos, estão corretos. Não faz sentido enviar um documento incompleto ou mal redigido. Certifique-se também, que graficamente, o orçamento está alinhado com a imagem da empresa, reforçando, assim a visibilidade do negócio no mercado.
Se for relevante, anexe imagens ou documentação técnica do que foi orçamentado. Posteriormente, entre em contacto com o potencial cliente, certificando-se que recebeu o orçamento enviado e abrindo portas para conversar acerca do mesmo.
Dados Obrigatórios no Orçamento
De forma geral, os orçamentos devem conter os seguintes dados (normalmente, os programas de faturação já disponibilizam estes dados para preenchimento):
- Dados da Empresa - nome, número de identificação fiscal (NIF) e morada;
- Dados do Cliente - nome, número de contribuinte e morada;
- Produtos e/ou Serviços - quantidades, materiais, duração dos trabalhos, custos da mão-de-obra, entre outros;
- Custos - valor do orçamento unitário e total, com e sem IVA e taxas (se aplicáveis);
- Datas - validade do orçamento e início e conclusão dos serviços ou de entrega dos produtos;
- Pagamento - forma e prazos de pagamento;
- Outras Informações - espaço para escrever algo específico para o cliente.