Até 31 de dezembro de 2025 vão continuar a aceites faturas em PDF, sendo consideradas como faturas eletrónicas para todos os efeitos previstos na legislação fiscal, sem obrigatoriedade de assinatura digital. Saiba o que é a assinatura digital, quais as empresas que certificam este requisito da faturação eletrónica e como preparar a sua empresa!
O que é a Assinatura Digital Qualificada?
A assinatura digital qualificada é um dos requisitos da faturação eletrónica, de acordo com o Decreto-Lei n.º 28/2019. Basicamente é uma funcionalidade que assegura a autenticidade da assinatura, garantindo que foi realizada com a intenção de assinar o documento eletrónico.
O procedimento é relativamente simples, através de um certificado digital qualificado, que tem de ser emitido por uma entidade credenciada para o efeito, é fornecida uma assinatura digital. Esta assinatura, devidamente autenticada, garante a legalidade da mesma e a integridade dos dos dados fornecidos na fatura ou outro documento emitido.
Para além da assinatura digital, também é possível obter um selo eletrónico. Ambos funcionam como assinatura certificada: a assinatura digital autentica informação referente a uma pessoa, enquanto o selo eletrónico legitima informação relativa à empresa.
A quem se destina a Assinatura Digital
As empresas que emitam faturas eletrónicas ou outros documentos fiscalmente relevantes, estão obrigadas a utilizar a assinatura digital qualificada, nomeadamente:
- Empresas que enviam as faturas em PDF por e-mail, como alternativa à faturação em papel;
- Empresas que emitam faturas eletrónicas no sistema EDI - Intercâmbio Eletrónico de Dados (em formatos estruturados como XML ou outros modelos de EDI);
- Empresas privadas e públicas que faturem a entidades da Administração Pública utilizando o modelo de dados CIUS-PT UBL 1.2.
Empresas que Certificam
Existem algumas entidades certificadas pelo Gabinete de Segurança para a emissão de certificados digitais qualificados, às quais pode recorrer. AMA (Agência para a Modernização Administrativa), Digitalsign e Multicert são alguns exemplos.
Na prática, como empresa que emite faturas, vai poder continuar a usufruir dos programas de faturação certificados como o Vendus. No entanto, é necessário subscrever e ativar uma assinatura junto da AMA. Estes são os passos para assinar faturas eletrónicas de forma legal:
- Confirme se software de faturação que utiliza suporta a assinatura eletrónica de faturas através do SAFE (Serviço de Assinatura de Faturas Eletrónicas);
- Adira ao Sistema de Certificação de Atributos Profissionais (SCAP). Conheça detalhadamente o Sistema de Certificação de Atributos Profissionais (SCAP).
- Associe o certificado de assinatura de faturas eletrónicas ao software de faturação que utiliza;
- Emita e assine faturas eletrónicas no software de faturação.
O que é uma Fatura Eletrónica?
A fatura eletrónica é um documento fiscal, emitido por um software certificado como o Vendus, transmitido em formato digital e enviado diretamente para o cliente. Devido a prazo dilatado pelo Governo no ponto 3 do Artigo 88.º da proposta de lei do Orçamento do Estado para 2025, “Até 31 de dezembro de 2025 são aceites faturas em ficheiro PDF, sendo consideradas como faturas eletrónicas para todos os efeitos previstos na legislação fiscal”.
Legalmente, uma fatura eletrónica deve assegurar a legibilidade, integridade dos dados e autenticidade de origem, através da existência de assinatura digital qualificada, selo eletrónico qualificado e da utilização de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados que siga o acordo do EDI. Saiba quem está obrigado a emitir faturas eletrónicas e as principais vantagens deste tipo de documento.