Até 31 de dezembro de 2024 vão continuar a aceites faturas em PDF, sendo consideradas como faturas eletrónicas para todos os efeitos previstos na legislação fiscal, sem obrigatoriedade de assinatura digital (de acordo com o Despacho SEAF 8/2022 XXIII). Saiba o que é a assinatura digital, quais as empresas que certificam este requisito da faturação eletrónica e como preparar a sua empresa!
O que é a Assinatura Digital Qualificada?
A assinatura digital qualificada é um dos requisitos da faturação eletrónica, de acordo com o Decreto-Lei n.º 28/2019. Basicamente é uma funcionalidade que assegura a autenticidade da assinatura, garantindo que foi realizada com a intenção de assinar o documento eletrónico.
O procedimento é relativamente simples, através de um certificado digital qualificado, que tem de ser emitido por uma entidade credenciada para o efeito, é fornecida uma assinatura digital. Esta assinatura, devidamente autenticada, garante a legalidade da mesma e a integridade dos dos dados fornecidos na fatura ou outro documento emitido.
Para além da assinatura digital, também é possível obter um selo eletrónico. Ambos funcionam como assinatura certificada: a assinatura digital autentica informação referente a uma pessoa, enquanto o selo eletrónico legitima informação relativa à empresa.
A quem se destina a Assinatura Digital
As empresas que emitam faturas eletrónicas ou outros documentos fiscalmente relevantes, estão obrigadas a utilizar a assinatura digital qualificada, nomeadamente:
- Empresas que enviam as faturas em PDF por e-mail, como alternativa à faturação em papel;
- Empresas que emitam faturas eletrónicas no sistema EDI - Intercâmbio Eletrónico de Dados (em formatos estruturados como XML ou outros modelos de EDI);
- Empresas privadas e públicas que faturem a entidades da Administração Pública utilizando o modelo de dados CIUS-PT UBL 1.2.
Empresas que Certificam
Existem algumas entidades certificadas pelo Gabinete de Segurança para a emissão de certificados digitais qualificados, às quais pode recorrer. AMA (Agência para a Modernização Administrativa), Digitalsign e Multicert são alguns exemplos.
Na prática, como empresa que emite faturas, vai poder continuar a usufruir dos programas de faturação certificados como o Vendus. No entanto, é necessário subscrever e ativar uma assinatura junto da AMA. Estes são os passos para assinar faturas eletrónicas de forma legal:
- Confirme se software de faturação que utiliza suporta a assinatura eletrónica de faturas através do SAFE (Serviço de Assinatura de Faturas Eletrónicas);
- Adira ao Sistema de Certificação de Atributos Profissionais (SCAP). Conheça detalhadamente o Sistema de Certificação de Atributos Profissionais (SCAP).
- Associe o certificado de assinatura de faturas eletrónicas ao software de faturação que utiliza;
- Emita e assine faturas eletrónicas no software de faturação.
O que é uma Fatura Eletrónica?
A fatura eletrónica é um documento fiscal, emitido por um software certificado como o Vendus, transmitido em formato digital e enviado diretamente para o cliente. Devido a prazo dilatado pelo Governo (Despacho_SEAAF_49_2022_XXIII), as faturas em PDF são consideradas faturas eletrónicas até 31 de dezembro de 2022. Com o novo Despacho SEAF 8/2022 XXIII este prazo foi dilatado, ou seja, continua a ser possível a emissão de faturas em PDF durante o ano de 2024, sendo consideradas faturas processadas por via eletrónica com efeitos fiscais nos termos do Artigo 12.º do Decreto Lei n.º 28/2019 e do Artigo 36.º do Código do IVA.
Legalmente, uma fatura eletrónica deve assegurar a legibilidade, integridade dos dados e autenticidade de origem, através da existência de assinatura digital qualificada, selo eletrónico qualificado e da utilização de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados que siga o acordo do EDI. Saiba quem está obrigado a emitir faturas eletrónicas e as principais vantagens deste tipo de documento.