Consideramos que é importante explicar o que é uma guia de transporte. Assim, esta guia é um documento que deve acompanhar o transporte de mercadorias (bens de circulação) em território nacional. De acordo com a Autoridade Tributária e Aduaneira, os bens de circulação são todos os materiais que se encontram fora dos locais de produção, transformação ou exposição nos estabelecimentos de venda. Por exemplo: mercadorias encontradas em veículos no momento de descarga ou transbordo ou expostas para venda em feiras e mercados.
Como comunico a guia à Autoridade Tributária para receber o código da AT?
Após a emissão da guia, deverá comunicar a mesma de imediato à AT para receber o respectivo código, que é o que lhe dá a validade necessária para circular.
Assim, de forma a facilitar o seu trabalho, aconselhamos a ativação do envio em tempo real. Começamos por explicar como o configurar.
Criar um utilizador específico no Portal das Finanças.
- Dirija-se ao Portal das Finanças e faça login;
- Clique em Empresas > Outros Serviços > Gestão de Utilizadores > Criar um Utilizador (https://www.acesso.gov.pt/gestaoDeUtilizadores/consulta?partID=PFAP);
- Configure os dados. Defina uma password segura;
- Selecione as opções de acesso deste utilizador. Para comunicar guias apenas necessita de ativar a opção WDT, mas é também vantajoso ativar a WFA para utilizar o envio automático do SAF-T;
- Clique em Submeter.
Nota: caso não saiba como emitir guias no Vendus, recomendamos que consulte estes guias:
Ativar o envio em tempo real no Vendus
Agora que já criou o utilizador apenas necessita de o ativar no Vendus. Para o fazer, deve aceder ao menu Gestão e escolher a opção Autoridade Tributária. Em seguida, escolha Configurar.
Na página seguinte, siga os passos por esta ordem:
- Em Dados de Acesso AT adicione o número do utilizador, que criou previamente no Portal das Finanças, e a respectiva palavra-passe;
- Pressione em Gravar;
- Por último, em Comunicação em Tempo Real ative a opção Transportes.
Sempre que emitir uma guia, o Vendus comunica a mesma à AT e imprime, tanto no papel como no PDF, o respectivo código.
Nota: esta configuração não pode afectar documentos já emitidos, apenas os que forem criados após ligar a opção.
Submeter as guias manualmente à Autoridade Tributária
Caso não queira utilizar o envio automático, terá que exportar e submeter manualmente o SAF-T dos transportes. Assim, são estes os passos a seguir:
- Crie a guia de transporte;
- No Backoffice do Vendus, aceder a Gestão > Autoridade Tributária > clicar em Exportar na opção Transportes (só é clicável se existir algum documento recente por comunicar).
Agora que já tem o ficheiro a comunicar à AT, deve aceder ao E-fatura e clicar em Entrar na opção Documentos de Transporte.
Clique no botão Entrar em Remetente dos Bens.
Escolha Enviar no quadro relativo à Comunicação por Ficheiro.
Por último, siga os passos que a AT apresenta, na página seguinte, para escolher o ficheiro que descarregou previamente no Vendus e o comunicar à AT. Pode ser necessário o uso do Internet Explorer, uma vez que o E-fatura utiliza Java, que deixou de ser suportado em browsers mais modernos.
Novamente, aconselhamos ativar o envio em tempo real, uma vez que deixa de ter que se preocupar em comunicar manualmente o ficheiro, além de poupar imenso tempo.